Medicinska fakulteta Univerze v Ljubljani (UL MF)
POUK
Obvestilo študentom glede osebnih podatkov v zvezi s poukom na daljavo preko programa Webex
I. UVODNO
Pri vseh oblikah pouka, pri katerih bi število prisotnih študentov presegalo število sedežev, ki so na voljo, ob upoštevanju higienskih ukrepov, bo UL MF zagotovila možnost spletnega spremljanja pouka in če bo potrebno, izvedbo pouka izključno preko spleta (»pouk na daljavo«).
Za potrebe pouka na daljavo UL MF uporablja programsko opremo družbe Cisco »Webex«.
Predavatelj za namen omogočanja spremljanja predavanja preko spleta lahko od vas zahteva posredovanje kontaktnega e-naslova oziroma namestitev programa Webex in posredovanje uporabniškega imena. Ko se preko spleta pridružite predavanju, lahko predavatelj vidi vaše podatke – ime vašega profila in profilno sliko oziroma video, če ga vklopite. Drugi udeleženci predavanja ne vidijo vašega profila, razen če to možnost sami vklopite.
Predavatelj vam lahko pošlje privatno sporočilo in vi lahko pošljete sporočilo ali predavatelju ali vsem udeležencem predavanja.
Predavatelji bodo imeli vklopljen lasten avdio in video in bodo z vami lahko delili zaslon (»share screen - prezentacija, gradivo, ipd.), vi pa te možnosti nimate, razen če se zanjo s predavateljem izrecno dogovorite.
Predavatelji imajo pod določenimi pogoji možnost snemanja pouka – o snemanju vas bodo predhodno obvestili. Predavatelji vas bodo obvestili, če se bo posnetek snemal in kje bo tak posnetek objavljen, kje in koliko časa se bo hranil. Na snemanje vas opozori tudi rdeč gumb, ki se ob začetku snemanja prikaže na sredini spodnjega robu ekrana.
Udeleženci nimajo možnosti snemanja pouka v programu Webex in ne smejo snemati pouka z drugimi sredstvi (glasovno ali vizualno) - brez predhodnega pisnega soglasja imetnika avtorske pravice, tj. predavatelja, ni dovoljeno reproduciranje (izdelava kopij, vključno s shranitvijo v elektronski obliki), razširjanje in druge javne priobčitve posnetka predavanja (npr. javno prikazovanje, spletna objava), spreminjanje in druge oblike izkoriščanja posnetka. Morebitne kršitve avtorske pravice bo Univerza v Ljubljani sodno preganjala. Kršitev moralnih in materialnih avtorskih pravic pomeni tudi kaznivo dejanje po 147. in 148. členu Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr. , 54/15, 38/16 in 27/17).
Predavatelji ne smejo deliti e-naslovov oziroma uporabniških računov ter imen in priimkov med vabljenimi udeleženci; bodisi med poukom na daljavo bodisi kasneje – izjemoma to lahko storijo, če se vsi udeleženci sestanka izrecno strinjajo s tem.
II. WEBEX - SODELOVANJE PRI POUKU - NEOBVEZNO
- Udeleženci sodelujejo po lastni presoji in želji; to lahko storijo na več načinov – lahko sodelujejo tako, da imajo vklopljen mikrofon, lahko pa tudi kamero.
Kadar gre za manjše skupine, se lahko udeleženci dogovorijo med seboj, da bodo imeli vsi vklopljen video.
- Možne izjeme
V določenih primerih - če je to bistveno za samo izvajanje študijskega procesa bo vklapljanje videa lahko obvezno (več o tem spodaj pod tč. III.).
- Možne izjeme
- Preko programa Webex je možno sodelovanje pri pouku, ki se prenaša v živo, preko pisanja sporočil v okno, ki se pojavi pri prenosu (zasebnih, ki so vidni samo predavatelju ali splošnih, ki so vidni vsem udeležencev sestanka) in deljenja ekrana in dokumentov (če vam predavatelj to omogoči).
- Če se boste pouka, ki se bodisi prenaša v živo, bodisi snema, udeležili fizično, vas bodo predavatelji na začetku predavanja o tem obvestili in zagotovili, da kamera ne bo usmerjena v vas, razen, če boste po svoji presoji ali želji sodelovali na ta način, da se boste postavili pred kamero.
Tudi sodelovanje v obliki vprašanj, komentarjev ali kakršne koli druge interakcije s predavateljem, ki posname vaš glas, je prostovoljno.
- Vsako drugo vaše aktivno ravnanje, ki programu Webex omogoči dodatna dovoljenja pri nastavitvi vaše zasebnosti je vezano na program – to se nanaša na morebitni vklop dodatnih funkcij v programu, kot je funkcija prepoznave obraza ali zahtevana pomoč podpornega centra »Customer support« (do teh podatkov UL MF nima dostopa in jih ne obdeluje).
- Vaše zgoraj opisano prostovoljno sodelovanje (tč. 1.-3.) pri pouku bo obravnavano kot jasno pritrdilno dejanje, ki izrazi soglasje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas (razen izjem opisanih pod tč. III.).
Osebni podatki, ki jih lahko zagotovite sami na podlagi soglasja so: posnetki vašega obraza in glasu, ime in priimek, e-mail naslov, slika in ime na vašem profilu, dokumenti, predstavitve in drugi podatki, ki jih po vaši presoji delite s predavateljem oziroma s skupino oseb, ki jim je dostopno predavanje na daljavo pri predavanjih, kjer sodelovanje ni obvezno.
Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov je vaša privolitev (člen 6(1a) Splošne uredbe EU 2016/679, »GDPR«).
- Kdo in zakaj zbira vaše podatke?
Medicinska fakulteta, Vrazov trg 2, SI-1000 Ljubljana, Slovenija, Tel: + 386 1 543 7804, e-naslov: , kot upravljavec zbirke osebnih podatkov obdeluje zgornje osebne podatke v okviru izvajanja izobraževalnih dejavnosti.
- Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Praviloma UL MF ne hrani posnetkov ali zvočnih prepisov pouka.
Če bo v posameznem primeru zaradi pomembnih okoliščin v zvezi z izvajanjem izobraževanja odločeno drugače, pa boste o snemanju in o pomembnih okoliščinah v zvezi s snemanjem predhodno obveščeni. V tem primeru se bodo posnetki oziroma prepisi hranili toliko časa, kolikor bo potrebno za izvajanje študijskih obveznosti in z njimi povezanih pravic in obveznosti fakultete.
Enako velja tudi če znotraj srečanja delite ekran, dokumente ali druge podatke; UL MF bo hranila te podatke, če bodo bistveni za izvajanje izobraževalnega programa.
Ker način in čas hrambe vaših podatkov posledično lahko variirata glede na katedro, znotraj katere deluje predavatelj, vas prosimo, da za podrobnejše informacije kontaktirate Dekanat UL MF (e-naslov: ).
- Nobenih podatkov, ki nam jih posredujete, ne prenašamo v tretjo državo ali v mednarodno organizacijo.
Program Webex – program za zagotovitev nemotenega delovanja obdeluje podatke, ki se lahko generirajo z uporabo (posnetki sestankov in klicev, prepisi posnetih klicev, dokumenti, ki jih naložite v okviru uporabe funkcij »Webex Events« in »Training«) in registracijske podatke (npr. informacije o profilu; ime, priimek, geslo, profilna slika, naslov elektronskega sporočila, brskalnik, IP naslov, identiteta uporabnika - UUID, geografska regija).
Podatki, v zvezi z registracijo in podatki, ki jih lahko generirate z uporabo, so kriptirani celotni čas – ob nastanku in za čas hranjenja.
Strežniki, ki se uporabljajo za shranjevanje podatkov, ki se generirajo v državah EU se nahajajo v Amsterdamu.
Za več informacij glede obdelave podatkov v okviru programa Webex, vas vabimo, da obiščete stran: Webex Meetings Privacy Data Sheet in, da si ogledate načrt obdelave podatkov na tej povezavi.
- Kakšne pravice imam v zvezi z obdelavo mojih podatkov?
V zvezi s tem, kako se vaši osebni podatki obdelujejo, imate več pravic, te pravice pa lahko uveljavljate kadarkoli.
Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da pošljete e-poštno sporočilo Dekanat UL MF (e-naslov: ).
Na tej povezavi je pregled teh pravic skupaj pojasnilom, kdaj jih lahko uveljavljate.
V zvezi s popravkom, izbrisom osebnih podatkov ali omejitvijo obdelave vam bomo sporočili vse popravke ali izbrise osebnih podatkov ali omejitve obdelave, razen če se to izkaže za nemogoče ali vključuje nesorazmeren napor. Ker skrbimo za ažurnost naše izjave o varstvu osebnih podatkov, jo redno posodabljamo.
III. WEBEX – SODELOVANJE PRI POUKU - OBVEZNO
Če je sodelovanje pri pouku (npr. predstavitev seminarskega dela pred razredom, izvedba izpitov) del obveznega študijskega programa ali bistveni del študijskega procesa in se ta del pouka izvaja preko programa Webex, UL MF podatke, ki se posredujejo preko programa Webex (vaše ime in priimek, podatke o vašem profilu, vaš glas, slika ali video), obdeluje na podlagi tč. (e) prvega odst. 6. člena GDPR zaradi izvajanja nalog izobraževanja.
Če je to bistveno za samo izvajanje študijskega procesa bo vklapljanje videa lahko obvezno. Če gre za posameznega študenta, kjer bi bila njegova fizična prisotnost obvezna / bistvena tudi v »realnem« svetu (bodisi študij bodisi obštudijska dejavnost – npr. predstavitev seminarske naloge, izvedba izpitov), sme predavatelj zahtevati, da študent vklopi video in avdio (odvisno, za kakšen primer gre). V tem primeru izpitov bo število udeležencev (enako, kot v realnem svetu) omejeno na minimalno in nujno potrebno (idealno posamično, razen seveda, kadar je bistven del izpita npr. javen nastop).
Če bo v posameznem primeru zaradi pomembnih okoliščin v zvezi z izvajanjem izobraževanja odločeno drugače, pa boste o snemanju in o pomembnih okoliščinah v zvezi s snemanjem predhodno obveščeni. V tem primeru se bodo posnetki oziroma prepisi hranili toliko časa, kolikor bo potrebno za izvajanje študijskih obveznosti in z njimi povezanih pravic in obveznosti fakultete.
Enako velja tudi če znotraj srečanja delite ekran, dokumente ali druge podatke; UL MF hranila te podatke, če bodo bistveni za izvajanje izobraževalnega programa.
Ker način in čas hrambe vaših podatkov posledično lahko variirata glede na katedro, znotraj katere deluje predavatelj, vas prosimo, da za podrobnejše informacije kontaktirate Dekanat UL MF (e-naslov: ).
- Nobenih podatkov, ki nam jih posredujete, ne prenašamo v tretjo državo ali v mednarodno organizacijo.
Program Webex – program za zagotovitev nemotenega delovanja obdeluje podatke, ki se lahko generirajo z uporabo (posnetki sestankov in klicev, prepisi posnetih klicev, dokumenti, ki jih naložite v okviru uporabe funkcij »Webex Events« in »Training«) in registracijske podatke (npr. informacije o profilu; ime, priimek, geslo, profilna slika, naslov elektronskega sporočila, brskalnik, IP naslov, identiteta uporabnika - UUID, geografska regija).
Podatki, v zvezi z registracijo in podatki, ki jih lahko generirate z uporabo, so kriptirani celotni čas – ob nastanku in za čas hranjenja.
Strežniki, ki se uporabljajo za shranjevanje podatkov, ki se generirajo v državah EU se nahajajo v Amsterdamu.
Za več informacij glede obdelave podatkov v okviru programa Webex, vas vabimo, da obiščete stran: Webex Meetings Privacy Data Sheet in, da si ogledate načrt obdelave podatkov na tej povezavi.
V zvezi z obdelavo vaših podatkov imate več pravic, ki jih lahko izvršujete.